İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci Kulüpleri

Bütçe

Operasyonlar İçin Ödenek Politikası ve Prosedürleri

Misyon: Öğrenci kulüplerinin Arel Üniversitesi öğrencilerinin eğitiminde önemli bir rol oynadığının bilincinde olan Arel Üniversitesi, “Operasyonlar Ödeneği” oluşturmuştur. Bu ödenek, öğrenci kulüplerinin rutin işleri için kaynak sağlar; örneğin basım işleri, posta ücretleri, kırtasiye ihtiyaçları, araç-gereç kiralama, diğer kulüplere olan ödemeler, abonelikler, duyurular-tanıtımlar, grafik tasarım ihtiyaçları. 

  1. Sadece Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne kayıtlı öğrenci kulüpleri, Operasyonlar Ödeneği için başvuruda bulunabilirler.
  2. Öğrenci kulüplerinin halka açık olarak dağıttıkları tüm materyallerde, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nin feragatnamesi (sorumluluk reddi) belirtilmelidir.
  3. Öğrenci kulübüne verilmesi onaylanan ödeneği aşan harcamalardan Üniversite sorumlu olmayacaktır.
  4. Öğrenci kulüplerinin tüm basım işleri Üniversite’nin olanaklarıyla yapılmalıdır. Üniversite’nin olanaklarıyla yapılamayan basım işleri, Mali İşler Dairesi’nden onay alınarak yapılmalıdır.

Sadece Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne kayıtlı öğrenci kulüpleri, Operasyonlar Ödeneği için başvuruda bulunabilirler. Öğrenci kulüplerinin halka açık olarak dağıttıkları tüm materyallerde, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nin feragatnamesi (sorumluluk reddi) belirtilmelidir. Öğrenci kulübüne verilmesi onaylanan ödeneği aşan harcamalardan Üniversite sorumlu olmayacaktır. Öğrenci kulüplerinin tüm basım işleri Üniversite’nin olanaklarıyla yapılmalıdır. Üniversite’nin olanaklarıyla Bir öğrenci kulübünün kendisine ayrılan Operasyonlar Ödeneği’ni kullanabileceği harcamalar şunları içerir: Basım işleri, posta ücretleri, kırtasiye ihtiyaçları, araç-gereç kiralama, diğer kulüplere olan ödemeler, abonelikler, duyurular-tanıtımlar, grafik/web tasarım ihtiyaçları vb. Operasyonlar Ödeneği şu harcamalar için kullanılamaz: Maaşlar, çalışma ücretleri, burslar / Etkinliklere yönelik harcamalar / Bağışlar, hediyeler, ödüller / Ana malzeme satın alımları 

Para Transferi 

  • Mali İşler Dairesi, kayıtlı bir öğrenci kulübünün para transferi talebini - aşağıdaki koşulları karşılıyorsa – onaylayabilir: 
    • (a) Öğrenci kulübü, kendisine ayrılan ödeneğin başlangıçta onaylanan kapsamı dahilinde para transferi talep ediyorsa, 
    • (b) Talep edilen para transferi, öğrenci kulübüne ayrılan toplam ödenek miktarını artırmıyor veya azaltmıyorsa,
    • (c) Öğrenci kulübü, Etkinlik veya Seyahat Ödeneklerine para transferi yapılmasını talep etmiyorsa,
    • (d) Öğrenci kulübü, 1000 TL’den az miktarda bir para transferi talep ediyorsa,
  • Mali İşler Dairesi’nin bir öğrenci kulübüne ayrılmasını tavsiye ettiği ödenek tutarından fazla miktardaki para transferi talepleri, Mütevelli Heyeti’nin onayına sunulur.
  • Tüm para transferleri en geç 15 Şubat tarihine kadar yapılabilir.
  • Öğrenci kulübü, kendisine ayrılan operasyonlar ödeneğini etkinleştirmek için Güz Dönemi’nde derslerin bitiş tarihinden önce Mali İşler Dairesi ile görüşmelidir. Bu görüşmeyi yapmaması, o yıl için kendisine ayrılan Operasyonlar Ödeneğinin iptal edilmesi ile sonuçlanır ve Bahar Dönemi’nde başka bir ödenek almasına da engel olabilir. yapılamayan basım işleri, Mali İşler Dairesi’nden onay alınarak yapılmalıdır
  1. Başvurular Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne yapılır.
  2. Öğrenci kulüplerine, başvuru formunu doğru ve eksiksiz şekilde doldurmalarına yönelik açıklamalar yapılır.
  3. Alınan başvurular, ödenek taleplerinin daha ayrıntılı olarak değerlendirilmesi için Mali İşler Dairesi’ne gönderilir.

Zaman Çizelgesi

  1. Başvurular Güz Dönemi sonuna kadar yapılmalıdır.
  2. Geç yapılan başvurular, hafifletici nedenler yoksa, kabul edilmez.
  3. Gerekli tüm form ve evraklar, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi vasıtasıyla Mali İşler Dairesi’ne gönderilir.
  4. Mali İşler Dairesi, Ödenek talebinde bulunan Kulüp yetkilisini evrak ve formların uygunluğu konusunda görüşmek için toplantıya çağırır.
  5. Mali İşler Dairesi, Ödenek form ve evraklarının doğruluğu ve başvurunun zamanlaması bakımından bir sakınca görmediği durumda, Ödenek başvurusunu değerlendirilmek üzere bir sonraki Üst Kurul toplantısına gönderir.
  6. Ödenek başvurusunda bulunan her Öğrenci Kulübü, bir temsilcisini Üst Kurul toplantısına göndermelidir. Bu toplantıda, Kulüp temsilcisi Ödenek talebini sunmalı ve Üst Kurul’un sorularını mantıklı şekilde cevaplamalıdır.
  7. Mali İşler Dairesi, Güz Dönemi sonuna kadar tamamlanması gereken Operasyonlar Ödeneği başvuru süreci için bir zaman çizelgesi oluşturur.Bu zaman çizelgesi; son başvuru tarihini, Üst Kurul toplantı tarihlerini ve Kurul kararına son itiraz tarihini içerir.
  • Mali İşler Dairesi, öğrenci kulüplerinin Ödenek başvurularını sunacakları Üst Kurul toplantı tarihlerini belirler.
  • Öğrenci kulüplerinin Üst Kurul toplantısına katılacakları gün ve saat, ilk gelene ilk hizmet esasına göre belirlenir. Bu belirlemede özel istisnalar, Mali İşler Dairesi’nin kararıyla yapılabilir.
  1. Üst Kurul, Mali İşler Dairesi’nin ilgili öğrenci kulübü için ayrılmasını tavsiye ettiği Operasyonlar Ödeneği tutarını değerlendirir.
  2. Başvuruda bulunan tüm öğrenci kulüplerine, Üst Kurul’un kararı yazılı olarak (e-posta ile de olabilir) bildirilir.
  • Başvurular Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne yapılır.
  • Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi, başvuru formunun doğru ve eksiksiz şekilde doldurulmasına yönelik açıklamaları yapar.
  • Seyahat Ödeneği başvurularının, formlarının, dosyalarının takibinden ve idaresinden Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi ile Mali İşler Dairesi sorumludur.
Seyahat İçin Ödenek Politikası ve Prosedürleri

Misyon: Öğrenci kulüplerinin Arel Üniversitesi öğrencilerinin eğitiminde ve kampüs toplumunun yaşamında önemli bir rol oynadığının bilincinde olan Arel Üniversitesi, “Seyahatler Ödeneği” oluşturmuştur. Arel Üniversitesi, konferanslara, yarışmalara, eğitimlere ve diğer kampüs dışı etkinliklere yapılan seyahatlerin öğrencilerin gelişimine, öğrenci liderlerin yetişmesine ve öğrenci kulüplerinin yararlanabileceği kaynakların zenginleşmesine yardımcı olduğunun bilincindedir. Dolayısıyla Seyahat Ödeneği, öğrenci kulüplerinin amaçlarını gerçekleştirmelerine açıkça yardımcı olan ve Üniversite’nin misyonuna uygun olan seyahatler ve etkinlikler için kullanılmalıdır.

  1. Mali İşler Dairesi, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi vasıtasıyla kendisine gelen bir öğrenci kulübü Seyahat Ödeneği talebini, ancak söz konusu seyahat öğrenci kulübünün kuruluş amacına hizmet ediyorsa ve seyahate katılan kişiler kadar kulübün tüm üyeleri için de anlam ifade ediyorsa Üst Kurul’a sunar.
  2. Seyahate ilişkin tüm faturalar, seyahatin tamamlanmasından sonra 10 iş günü içerisinde Mali İşler Dairesi’ne teslim edilmelidir; bu süre içerisinde teslim edilmezse Mali İşler Dairesi ödemelerden sorumlu olmayabilir.
  3. Öğrenci kulübüne verilmesi onaylanan ödeneği aşan harcamalardan Mali İşler Dairesi sorumlu olmayacaktır.
  4. Bir öğrenci kulübüne ayrılan Seyahat Ödeneğinden ödemesi yapılan seyahat biletleri veya diğer seyahat düzenlemeleri kullanılmazsa, ödeneği alan kişi(ler) bu harcamaları Mali İşler Dairesi'negeri ödemekten sorumlu olurlar.Bu kuralın uygulanmasıyla ilgili itirazlar Mali İşler Dairesi'ne yapılabilir; durumla ilgili geçerli sebepler (hastalık, ölüm vb) olması ve bu sebepleri destekleyici kanıtlar temin edilmesi durumunda Mali İşler Dairesi kuralın uygulanmasıyla ilgili tekrar değerlendirme yapabilir.
  1. Tüm Seyahat Ödeneği kararları, objektif ve tarafsız kriterlere dayanarak verilmelidir.
  2. Mali İşler Dairesi, ödenek kararlarını verirken tüm öğrenci kulüplerine dağıtması gereken ödenek miktarını göz önünde bulundurmalıdır.
  3. Mali İşler Dairesi’nin bir öğrenci kulübünün Seyahat Ödeneği başvurusunu değerlendirme kriterleri şunlardır: 
  • (a) Başvuru sahibinin kayıtlı bir öğrenci kulübü olması 
  • (b) Başvurunun zamanında yapılmış olması (bkz. Seyahat Ödeneği Prosedürü) 
  • (c) Başvurunun eksiksiz olması ve ilgili bütün fiyat tekliflerinin belirtilmesi 
  • (d) İlgili seyahat programının ve formların (konferans formu gibi) başvuru formuna eklenmiş olması. Seyahat edilecek yer/etkinlik ile ilgili detaylı bilgi veren daha fazla materyalin de başvuruya eklenmesi tavsiye edilir. 
  • (e) Masrafların yeterli şekilde açıklanması 
  • (f) Seyahatin amacının açık bir biçimde anlatılması ve bunun, öğrenci kulübünün amaçları için uygun ve önemli olması 
  • (g) Seyahatin, öğrenci kulübünün amaçlarını veya misyonunu gerçekleştirmesine açık bir biçimde yardımcı olması 
  • (h) Seyahatin, seyahate katılanlar dışındaki öğrencilere de önemli ölçüde faydalı olması 
  • (i) Uygun olan durumlarda, başka mali destek olanaklarının aranmış olması 
  • (j) Öğrenci kulübünden bir temsilcinin, Üst Kurul toplantısına katılarak başvuruyu sunması ve Kurul’un sorularını cevaplaması 
  • (k) Seyahatin, Üniversite’nin herhangi bir kural veya yönetmeliğine aykırı olmaması 
  • (l) Talep edilen ödenek miktarının, yapılacak seyahat türü için makul olması ve pahalı olmayan seçeneklerin araştırılmış olması 
  • (m) Öğrenci kulübünün ödenek almasının, Üniversite kural ve yönetmelikleri gereğince engellenmiş olmaması 
  • (n) Yemek masrafları için mali destek talepleri kabul edilmemektedir. 
  1. Başvuru formu, açıklamalara uygun olarak doğru ve eksiksiz doldurulmalı ve son başvuru tarihinden önce teslim edilmelidir. Son başvuru tarihi; - Seyahatin beklenen toplam masrafı 500 TL altındaysa seyahatten dört hafta öncedir. - Seyahatin beklenen toplam masrafı 500 TL üzerindeyse seyahatten altı hafta öncedir. 1.1 Son başvuru tarihinden geç yapılan başvurular (toplam masrafı 500 TL altında olan seyahatler için seyahatten üç hafta öncesine kadar ve toplam masrafı 500 TL üzerinde olan seyahatler için seyahatten beş hafta öncesine kadar), başvuru sahibi başvurunun zamanında yapılmasına engel olan kaçınılmaz hafifletici sebepler olduğunu kanıtlarsa ve mücbir sebeplerden ötürü zamanında başvuru yapılamamışsa Mali İşler Dairesinin takdirine bağlı olarak kabul edilebilir
  2. Bir Üst Kurul toplantısının olacağı tarihten bir iş günü öncesi öğle vaktine kadar alınan başvurular, o Üst Kurul toplantısının gündeminde yer alarak görüşülür. 2.1 2. Maddede belirtilen uygulamada, şu durumlarda istisna yapılabilir: (a) Başvuru sahibi, başvurunun görüşülmesinin ertelenmesini talep ederse ve bir sonraki Üst Kurul toplantısı söz konusu seyahat tarihinden en az beş hafta önceyse, ya da (b) Üst Kurul Başkanı başvurunun görüşülmesinin ertelenmesini gerekli görürse, bir sonraki Üst Kurul toplantısı söz konusu seyahat tarihinden en az beş hafta önceyse ve bu erteleme hiçbir mali zarara neden olmayacaksa
  3. Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi; - Başvuruları alır, - Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara ve son başvuru tarihine uygun olmaları vb. bakımından denetler, - Başvuruları etiketler ve tarih sırasıyla kaydeder, - Başvuruların birer kopyasını Mali İşler Dairesine verir.
  4. Mali İşler Dairesi; - Başvuruların birer kopyasını alır, - Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara uygun olmaları vb. bakımından denetler, - Başvuruları en yakın Üst Kurul toplantısının gündemine alır, - Başvuruların birer kopyasını Üst Kurul üyelerine verir.
  5. Üst Kurul; - Başvuruların birer kopyasını alır, - Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara uygun olmaları vb. bakımından denetler, - Üst Kurul toplantısında başvuruları görüşür, - Başvuruları değerlendirir: onaylar (aynen veya değişiklik yaparak) ya da reddeder. 5.1 Üst Kurul toplantısında bir ödenek başvurusunun görüşülmesi; başvuru sahibinin Üst Kurul’a kısa bir sunum yaparak soruları cevaplamasını ve Üst Kurul’un başvuruyu değerlendirmesini içerir.
  6. 500 TL üzerindeki Seyahat Ödenekleri için, Üst Kurul’un onayından sonra Mütevelli Heyetinin de onayı gerekir.
  7. Mali İşler Dairesi, Üst Kurul toplantısından sonra toplantının özet raporunu hazırlayarak dosyalar ve her başvuru sahibine Üst Kurul’un ilgili kararını bildirir.
  8. Seyahat Ödeneği başvurusu onaylanan ödenek alıcıları, gereken evrak işlerinin yapılması için Mali İşler Dairesi ile görüşmelidirler, ayrıca Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nden de yardım alabilirler.
  9. Ödenek alıcıları, seyahatten dönüş tarihinden sonra iki (2) hafta içerisinde Değerlendirme Formunu doldurup Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne teslim eder, Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi Formun bir kopyasını Mali İşler Dairesine verir.
  • Başvurular Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne yapılır.
  • Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi, başvuru formunun doğru ve eksiksiz şekilde doldurulmasına yönelik açıklamaları yapar.
  • Seyahat Ödeneği başvurularının, formlarının, dosyalarının takibinden ve idaresinden Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi ile Mali İşler Dairesi sorumludur.

Etkinlikler İçin Ödenek Politikası ve Prosedürleri

Misyon: Öğrenci kulüplerinin Arel Üniversitesi öğrencilerinin eğitiminde önemli bir rol oynadığının ve kampüs içi etkinliklerin kampüs toplumunun yaşamını zenginleştirdiğinin bilincinde olan Arel Üniversitesi, “Etkinlikler Ödeneği” oluşturmuştur. Etkinlikler Ödeneği, öğrenci kulüplerinin kampüs içi etkinliklerini desteklemek için kullanılır. Arel Üniversitesi, bütün öğrencilerinin katılımına açık olan ve/veya kampüs çapında etkili olma potansiyeline sahip olan eğitimle ilgili programlara/etkinliklere ödenek sağlar. Etkinlik Ödeneği sağlanan kayıtlı öğrenci kulüpleri, programları/etkinlikleri yoluyla öğrencilerin öğrenimlerine ve Arel Yaşamı’na katkı sağlamak amacındadırlar ve bu konuda dikkatlidirler.

Misyon: Öğrenci kulüplerinin Arel Üniversitesi öğrencilerinin eğitiminde önemli bir rol oynadığının ve kampüs içi etkinliklerin kampüs toplumunun yaşamını zenginleştirdiğinin bilincinde olan Arel Üniversitesi, “Etkinlikler Ödeneği” oluşturmuştur. Etkinlikler Ödeneği, öğrenci kulüplerinin kampüs içi etkinliklerini desteklemek için kullanılır. Arel Üniversitesi, bütün öğrencilerinin katılımına açık olan ve/veya kampüs çapında etkili olma potansiyeline sahip olan eğitimle ilgili programlara/etkinliklere ödenek sağlar. Etkinlik Ödeneği sağlanan kayıtlı öğrenci kulüpleri, programları/etkinlikleri yoluyla öğrencilerin öğrenimlerine ve Arel Yaşamı’na katkı sağlamak amacındadırlar ve bu konuda dikkatlidirler.

Bir öğrenci kulübünün kendisine sağlanan Etkinlik Ödeneğini kullanabileceği harcamalar şunları içerir: Konuşmacıların/eğitimcilerin/sahne alacak kişilerin ulaşım ve konaklamaları, program gereçleri, araç veya tesis kiralama, basım işleri, tanıtım-reklam masrafları vb. Aşağıdakiler için Etkinlik Ödeneği sağlanmaz: Para kazanma faaliyetleri / Yiyecek ve içecekler / Bağışlar, hediyeler / Ödenek onaylanmadan önce üstlenilen masraflar / Parasal yardım / Hukuki hizmetler

Başvuru formu, açıklamalara uygun olarak doğru ve eksiksiz doldurulmalı ve son başvuru tarihinden önce teslim edilmelidir. Son başvuru tarihi

  • Etkinliğin beklenen toplam masrafı 1500 TL altındaysa etkinlikten dört hafta önceki Pazartesi günüdür 
  • Etkinliğin beklenen toplam masrafı 1500 TL üzerindeyse etkinlikten altı hafta önceki Pazartesi günüdür 

1.1 Belirtilen son başvuru tarihinden en fazla bir hafta kadar geç yapılan başvurular, başvuru sahibi başvurunun zamanında yapılmasına engel olan kaçınılmaz hafifletici sebepler olduğunu kanıtlarsa ve mücbir sebeplerden ötürü zamanında başvuru yapılamamışsa Mali İşler Dairesi’nin takdirine bağlı olarak kabul edilebilir. 

Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi; 

  • Başvuruları alır, 
  • Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara ve son başvuru tarihine uygun olmaları vb. bakımından denetler, 
  • Başvuruları etiketler ve tarih sırasıyla kaydeder, 
  • Başvuruların birer kopyasını Mali İşler Dairesi’ne verir. 

Mali İşler Dairesi; 

  • Başvuruların birer kopyasını alır, 
  • Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara uygun olmaları vb. bakımından denetler, 
  • Başvuruları en yakın Üst Kurul toplantısının gündemine alır, 
  • Başvuruların birer kopyasını Üst Kurul üyelerine verir. 

Üst Kurul; 

  • Başvuruların birer kopyasını alır, 
  • Başvuruları hatasız, eksiksiz, kurallara uygun olmaları vb. bakımından denetler, 
  • Üst Kurul toplantısında başvuru sahiplerinin sunumlarını dinler ve sorular sorar, 
  • Başvuruları değerlendirir: onaylar (aynen veya değişiklik yaparak) ya da reddeder. 
  • Mali İşler Dairesi, Üst Kurul toplantısından sonra toplantının özet raporunu hazırlayarak dosyalar ve her başvuru sahibine Üst Kurul’un ilgili kararını bildirir. 

Bir Üst Kurul toplantısının olacağı tarihten bir iş günü öncesi öğle vaktine kadar alınan başvurular, o Üst Kurul toplantısının gündeminde yer alarak görüşülür. (a) Başvuru sahibi, başvurunun görüşülmesinin ertelenmesini talep ederse ve bir sonraki Üst Kurul toplantısı söz konusu etkinlik tarihinden en az altı hafta önceyse, ya da (b) Üst Kurul Başkanı başvurunun görüşülmesinin ertelenmesini gerekli görürse, bir sonraki Üst Kurul toplantısı söz konusu etkinlik tarihinden en az altı hafta önceyse ve bu erteleme hiçbir mali zarara neden olmayacaksa 

1500 TL üzerindeki Etkinlik Ödenekleri için, Üst Kurul’un onayından sonra Mütevelli Heyeti’nin de onayı gerekir. Mütevelli Heyeti, başvuruyu onaylar (aynen veya değişiklik yaparak) ya da reddeder.

Onaylanan Etkinlik Ödeneği 1500 TL altındaysa, şu durumda geçerli olmaya başlar: 

  • Karara itiraz olmadıysa, Üst Kurul’un ödeneği onayladığı toplantının özet raporunun dosyalanmasından itibaren beş (5) gün içerisinde.

Onaylanan Etkinlik Ödeneği 1500 TL üzerindeyse, şu durumda geçerli olmaya başlar: 

  • Karara itiraz olmadıysa, Mütevelli Heyeti’nin ödeneği onaylamasından itibaren beş (5) gün içerisinde

Etkinlik Ödeneği başvurusu onaylanan ödenek alıcıları, gereken evrak işlerinin yapılması için Mali İşler Dairesi ile görüşmelidirler, ayrıca Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nden de yardım alabilirler.

Ödenek alıcıları, etkinlik tarihinden sonra iki (2) hafta içerisinde Değerlendirme Formu’nu doldurup Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi teslim etmelidirler. Formun bir kopyasını da Mali İşler Dairesi’ne vermelidirler.

  1. Gelir getiren etkinliklere ödenek sağlanmasının amacı, birçok durumda öğrenci kulüplerinin gelir getirebilecek etkinlik tasarıları olmasına rağmen bu etkinlikleri gerçekleştirmek için gereken mali kaynaklara sahip olmamalarıdır.
  2. Gelir getiren etkinlikler; bilet satışları, parasal bağışlar, giriş ücretleri vb. yoluyla gelir elde edilen etkinliklerdir.
  3. Yapılan tüm parasal bağışlar öğrenci kulübünün belirli giderlerini karşılamaya yönelik olmalıdır, doğrudan parasal bağış yapılması yasaktır.
  4. Gelir getiren etkinlikler için sağlanan Etkinlik Ödeneği, öğrenci kulüplerinin etkinliklerini gerçekleştirebilmeleri için verilen ve etkinlik sonrasında geri ödenmesi gereken bir krediye benzer.
  5. Gelirle ilgili kurallar: - Gelir getiren bir etkinlik için Etkinlik Ödeneği sağlandıysa, bu etkinlikten elde edilen gelir ilk önce Etkinlik Ödeneğini geri ödemek için kullanılmalıdır. 
    • Etkinlikten elde edilen gelir etkinlik için sağlanan ödenek miktarına eşitse veya daha fazlaysa, Etkinlik Ödeneğinin tümü geri ödenmelidir.
    • Etkinlikten elde edilen gelir etkinlik için sağlanan ödenek miktarından azsa, elde edilen gelirin tamamı Mali İşler Dairesi’ne ödenmelidir.
    • Etkinlikten elde edilen gelirin Etkinlik Ödeneği ve diğer masraflar ödendikten sonra kalan fazla kısmının nasıl düzenleneceği, etkinlikten önce Mali İşler Dairesi ve öğrenci kulübü arasında kararlaştırılır.
  6. Biletler, Mali İşler Dairesi’ne bağlı olan Bilet Ofisi aracılığıyla satılmalıdır.
  7. Öğrenci kulübü etkinlikten sonraki bir hafta içerisinde, elde edilen toplam gelirle ilgili ayrıntılı bilgi veren bir rapor ile birlikte yapılan tüm harcamaların faturalarının/makbuzlarının kopyalarını Mali İşler Dairesi’ne teslim etmelidir.
  8. Bu kural ve prosedürlere uymayan bir öğrenci kulübü, kurallara uyana kadar, kendisine herhangi bir Üniversite ödeneği sağlanması hakkını kaybeder, ayrıca kayıtlı öğrenci kulübü statüsünü de kaybedebilir.
  1. Tüm Etkinlik Ödeneği kararları, objektif ve tarafsız kriterlere dayanarak verilmelidir.
  2. Mali İşler Dairesi, ödenek kararlarını verirken yıl boyunca tüm öğrenci kulüplerine dağıtması gereken ödenek miktarını göz önünde bulundurmalıdır.
  3. Mali İşler Dairesi’nin bir öğrenci kulübünün Etkinlik Ödeneği başvurusunu değerlendirme kriterleri şunlardır: 

(a) Başvuru sahibinin kayıtlı bir öğrenci kulübü olması 

(b) Başvurunun, son başvuru tarihine uygun olarak yapılmış olması (bkz.Etkinlik Ödeneği Prosedürü) 

(c) Başvurunun eksiksiz olması ve ilgili maliyet tahminini belirtmesi 

(d) Başvurudaki maliyet hesaplarının tam ve doğru olması 

(e) Masrafların yeterli şekilde açıklanmış olması 

(f) Etkinliğin ve amaçlarının yeterli şekilde açıklanması 

(g) Başvurunun detaylı bir tanıtım/reklam planı içermesi 

(h) Uygun olan durumlarda, başka mali destek olanaklarının aranmış olması 

(i) Öğrenci kulübünden bir temsilcinin, Üst Kurul toplantısına katılarak başvuruyu sunması ve Kurul’un sorularını cevaplaması 

(j) Öğrenci kulübünün etkinliğe davet etmek istediği konuşmacıların/sahne alacak kişilerin etkinliğe ve amacına uygun olması 

(k) Etkinliğin gerçekleşeceği yerin/tesisin, etkinliğin türüne ve katılımcıların sayısına uygun olması 

(l) Tahmini masrafların ve talep edilen ödenek miktarının, yapılacak etkinlik türü için makul olması 

(m) Etkinliğin, aynı akademik dönem içerisinde gerçekleşmiş olan başka bir etkinliği tekrarlamaması veya tekrarlıyorsa bunun gerekliliğinin uygun bir biçimde açıklanması 

(n) Etkinliğin, Üniversite’nin diğer bölümlerinin veya programlarının sağladığı etkinlikleri/programları tekrarlamaması 

(o) Etkinliğin, Üniversite’nin tüm öğrencilerine açık olması 

(p) Talep edilen malzemelerin/araçların başka kaynaklardan sağlanamaması 

(q) Öğrenci kulübünün ödenek almasının, Üniversite kural ve yönetmelikleri gereğince engellenmiş olmaması 

  1. Başvurular Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’ne yapılır.
  2. Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi, başvuru formunun doğru ve eksiksiz şekilde doldurulmasına yönelik açıklamaları yapar.
  3. Seyahat Ödeneği başvurularının, formlarının, dosyalarının takibinden ve idaresinden Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi ile Mali İşler Dairesi sorumludur.