İSTANBUL AREL ÜNİVERSİTESİ

Öğrenci Kulüpleri

İyi Mali Uygulamalar

Bütçe Oluşturmak

Doğru mali planlama öğrenci kulübünün gücü, etkinliliği ve devamlılığı için önemlidir. Bütçe oluşturmak önemli bir mali planlama aracıdır ve program planlamanın ayrılmaz bir parçasıdır. Bütçe, gelir ve giderlerin bir öngörüsüdür, fakat planların değişmesi durumunda yeniden düzenlenebilir. Öğrenci kulübünün o yıl için beklenen gelir ve giderleri için bir bütçe oluşturmak kulüp için faydalı olacaktır.

Öğrenci kulübünün gelirleri; üyelik aidatları, gelir elde edilen etkinlikler (örneğin bilet satışından), ödenekler, edinilebilecek mali kaynaklar gibi gelirleri içerir. 

Öğrenci kulübünün giderleri; basım ve kopyalama işleri, malzemeler, posta ücretleri, seyahatler, bölgesel veya ulusal üyelik aidatları gibi giderleri içerir. Özel etkinliklerle ilgili giderlere örnek olarak konuşmacı/gösteri ücretleri, yer kiraları, konaklama, karşılama, tanıtım, güvenlik masrafları verilebilir.

Mali Defter Tutmak

Kayıtlı öğrenci kulübünün, bütün gelir ve giderlerinin mali kayıtlarını eksiksiz ve doğru olarak tutması gerekmektedir. Bu kayıtları ilgili kulüp temsilcisi talep eden her kulüp üyesine sunmalıdır. Kulüpler Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi Yöneticisi, Kulüpler Birliği Üst Kurulu Başkanı veya Öğrenci Kulüpleri Mali Komitesi’nden yazılı bir talep gelmesi durumunda 15 gün içerisinde bütün mali kayıtlarını incelenmesi için sunmalıdır. Mali Defter, kulübün mali işler yetkilisinin kulübün ayrıntılı gelir ve giderlerinin kaydını tutması için faydalı olacaktır.

Öğrenci kulübünün ödediği bütün harcamalar, satıcıdan alınan orijinal makbuz ile doğrulanmalıdır. Kulübün mali işler yetkilisi, kayıtları Mali İşler Dairesi ile paylaşmalıdır ve en az ayda bir kere kulübün yönetim kuruluna/yetkililerine sunmak için bir mali rapor hazırlamalıdır.

Kulübün mali raporları ve kayıtları, Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından yıllık olarak incelenir/denetlenir. Kulübün mali kayıtları en az iki sene boyunca muhafaza edilmelidir.

İyi Mali Uygulamalar için İpuçları

  • Yapılan harcamaların karşılanması için orijinal makbuzların sunulması gerektiği konusunda bütün kulüp üyelerini önceden bilgilendirin. Mümkün olduğunda, harcamalarınızın ödemelerini doğrudan Üniversite’nin satın alma ve ödeme işlemleriyle gerçekleştirin.
  • Bütçenizi oluştururken gelir ve giderlerinizi mümkün olduğunca gerçekçi bir şekilde tahmin ederek hesaplayın. Tahmini maliyetleri hesaplamak için satıcılarla görüşün.
  • Kulübünüzün misyon ve amaçlarını açık bir biçimde belirleyin. Mali kararlar ve harcamalarla ilgili öncelikler tutarlı bir şekilde kulübün misyon ve amaçları ile ilişkili olmalıdır.
  • Bütün kulüp yetkilileri, özellikle mali işler yetkilisi için açık, yazılı görevler ve beklentiler belirleyin.
  • Kulübün mali işler yetkilisi aylık olarak kulübün yönetim kuruluna/yetkililerine/tüm üyelerine sunmak için bir mali rapor hazırlamalıdır.