Planlama

Öğrenci kulübü, kulübün ve etkinliklerinin tanıtım hazırlığında kendisine yardımcı olacak hususları belirlemelidir. Örneğin, kulübün misyonu, değerleri, amaçları ne? Kulüp, etkinliklerinde neler gerçekleştirmek istiyor? Etkinliklerini diğer kulüplerinkinden farklı kılan ne? Etkinliğe kimler katılacak? Etkinlik bütün öğrencilere açık olsa da belirli hedef kitleler var mı? Katılımcılara ulaşmanın en iyi yolu nedir?

Hedef kitle belirlenirken, kampüs toplumundan herkesi kapsamaya yönelik de düşünülmelidir. Etkinliğe kampüs toplumundan herkesin katılamayacağı, böyle bir amaç edinilemeyeceği açık olsa da katılanların hepsi hoş karşılanmalıdır. Kapsayıcı ve başkalarındaki farklılıklara açık olmak, her öğrenci kulübü etkinliğinin/faaliyetinin amacı olmalıdır.

Tanıtım Materyalleri

Tanıtım materyallerinin veya yöntemlerinin dikkat çekmesi, ilgi uyandırması, bilgi sağlaması ve katılıma isteklendirmesi gerekir. Sadece kim, ne, nerede ve ne zaman sorularını değil aynı zamanda neden sorusunu da (bu etkinliğe neden katılmalıyım, ne kazanacağım, faydaları neler) cevaplamalıdır.

Etkinliğin tanıtımı/duyurusu için en az üç farklı tanıtım yöntemi kullanmak planlanmalıdır. Tanıtım/duyuru yaratıcı, ilgi çekici ve yüksek nitelikli olmalıdır. Her zaman şu bilgileri içermelidir:

• Tarih ve gün 
• Saat
• Etkinliğin/aktivitenin açıklaması
• Yer
• Giriş ücreti (ücretsiz veya ücretin ne olduğu)
• Sponsor (sorular için iletişim bilgileri ile birlikte)

Mümkünse tanıtımlar/ilanlar dalga dalga dağıtılmalıdır. Kulüp üyeleri etkinlik programını Tamamen bilmeli, duyuru yapmak ve arkadaşlarının ve diğer kişilerin sorularını Cevaplamak için hazır olmalıdırlar. Ağızdan ağıza yayılan haberler, öğrencilerin kampüsteki program ve etkinliklerden haberdar olmalarının bir numaralı yoludur.

Tanıtım Türleri

• Afişler: Basılı tanıtım/duyuru materyallerinin kampüs içerisindeki uygun yerlere (duyuru panolarına) geçenlerin görmesi için asılmasını içerir. 
• Sosyal Medya araçları (facebook, twitter, yahoo groups, vb): Öğrenci kulüplerinin ilgili öğrencilerle iletişim içinde olmasına, özellikle kulüp fuarları ve etkinliklerindeki kayıtlara yardımcı olurlar. 
• Arel Üniversitesi Etkinlik Takvimi: Öğrenci kulübü etkinlikleri Arel Üniversitesi etkinlik Takviminde duyurulur.
• Öğrenci Gazetesi ve diğer Üniversite bültenleri (ArelHaber, ArelPlus, vb.): Öğrenci kulübü etkinliklerinin duyuruları için kullanılabilirler.
• Toplu E-postalar: Öğrenci kulüplerinin kendilerini tanıtmalarına, duyurularını yapmalarına yardımcı olur.
• İletişim Ağı (Networking): İletişim ağı oluşturmak öğrenci kulübü için faydalı olacaktır. İletişim ağına diğer öğrenci kulüplerini dâhil ederek iş birliği içinde çalışmak kulübün kampüs içerisinde tanınmasına yardımcı olur. Üniversite’nin öğretim üyeleri ve çalışanlarıyla iletişim ağı kurmak kulüp ile ilgili bilgi ve duyuruların daha hızlı yayılmasına yardımcı olur. Bu ilişkilerin kulüp için önemli olduğu unutulmamalı ve sürdürmeye özen gösterilmelidir.

“Tanıtım ve duyuru yöntemleri için yaratıcı olunmalıdır, en etkili tanıtım yöntemleri en özgün olanlardır.”

NOT: Öğrenci kulüpleri, Üniversite tesislerini sadece Arel Üniversitesi öğrencileri, öğretim üyeleri ve çalışanlarına yönelik düzenlenen etkinlikler için kullanabilirler.

• Öğrenci kulübü etkinliğinin duyurusu kampüs dışında veya elektronik ortamda yapılıyorsa tanıtım materyallerinde şunlar belirtilmelidir:
  • Katılımın Arel Üniversitesi öğrencileri, öğretim üyeleri ve çalışanları ile sınırlı olduğu
  • Etkinliği düzenleyen kayıtlı öğrenci kulübünün ismi açık ve belirgin bir şekilde belirtilmelidir.
• Sadece Üniversite’nin mali destek sağladığı etkinliklere Arel Üniversitesi öğrencileri, öğretim üyeleri ve çalışanları dışındaki kişiler davet edilebilir.

İlanların Asılması

İlanlar veya amblemler aşağıdaki yerlere asılmamalıdır:

• Telefon direkleri
• Elektrik direkleri
• Çöp kutuları
• Kaldırımlar
• Merdivenler/basamaklar
• Parmaklıklar
• Ağaçlar
• Binalar
• Duvarlar

Belirtilen bu yerlere ilan veya amblem asılması Üniversite kurallarının ihlalidir ve disiplin İşlemi ile sonuçlanır. İlan ve amblemler kampüs içerisinde sadece genel duyuru panolarına ve kampüs binalarındaki duyuru panolarına asılabilir. Diğer öğrenci kulüplerinin afişlerine zarar verilmemeli veya yerinden kaldırılmamalıdır.

Basılı Materyallerin Dağıtımı

Basılı materyallerin dağıtımı için kampüs binalarının lobilerinin kullanımı, binanın veya Tesisin -Genel Sekreter yönetimindeki- yöneticilerinin sorumluluğundadır. Bu alanlar sadece Üniversite’ye bağlı olan etkinliklerin tanıtımı için kullanılabilir. Bina veya tesis yöneticileri lobi alanının etkinlik tanıtımı için kullanılmasına izin verebilir. Böyle bir izin veriliyorsa, tutarlı olarak Üniversite’nin bütün kayıtlı öğrenci kulüplerine verilmelidir. Arel Üniversitesi kampüslerindeki lobi alanlarını rezerve etmek için SKS Dairesi Başkanlığı ile görüşülmelidir.