Öğrenci Kulüpleri ve Liderlik Ofisi’nin kayıtlı öğrenci kulüpleri için oluşturduğu mali düzenlemeler öğrenci kulübünün, bütün gelir ve giderlerinin mali kayıtlarını eksiksiz ve doğru olarak tutmasını gerektirir. Öğrenci Kulüpleri El Kitabı’nın İyi Mali Uygulamalar bölümünde de, kulüplerin doğru mali uygulamalarda bulunmalarına yardımcı olacak tavsiyeler yer almaktadır.

Öğrenci kulübü, parasını Üniversite kural ve prosedürlerine uygun olarak nasıl harcayacağını belirlemek için, faaliyet ve etkinliklerinde kullanmaları için gereken gelir/kazanç/para/bütçe kaynaklarını ve faaliyet ve etkinliklerinin tümü veya bir kısmına Üniversite’nin mali destek sağlayıp sağlamadığını belirlemelidir. Aşağıda, öğrenci kulübünün parasını uygun şekilde nasıl harcayacağını belirlemesine yardımcı olacak örnekler bulunmaktadır.

Banka Hesabı Oluşturmak

• Yeni bir öğrenci kulübü, yıllık öğrenci kulübü kaydını gerçekleştirdiğinde Mali İşler Dairesi’ndeki Kulüp Hesapları Yetkilisi ile görüşmelidir. Öğrenci kulübüne bir hesap numarası verilir, bu hesap kampüs içerisindeki satın alımlar/hizmet ödemeleri için kullanılır. Bu hesap, öncelikle Üniversite’nin fon sağlamayacağı sosyal aktiviteler ve harcamalar için kullanılmalıdır. Öğrenci kulüplerinin kişisel bilgisayar, video kamera gibi dayanıklı mallar için ödeme yapmalarına izin verilmemektedir. Bu tür eşyaları, sigortalı olduklarından ve iyi kullanıldıklarından emin olmak için, Üniversite sağlamaktadır.
• Üniversite, öğrenci kulübünün faaliyet ve etkinliklerinin tümü veya bir kısmına mali destek vermeyi uygun bulursa, bu para öğrenci kulübünün Üniversite Hesabı’na yatırılmaz. Üniversite’nin öğrenci kulübünün faaliyet ve etkinliklerini desteklemek için yaptığı bütün ödemeler, doğrudan Üniversite Mali İşler Dairesi tarafından öğrenci kulübü için satın alınan malın/hizmetin satıcısına yapılır. Bu durumun bir istisnası, Üniversite’nin mali destek verdiği aktivitelerle ilgili öğrenci kulübünün daha önceden yaptığı harcamaların kulübe geri ödenmesidir. Böyle bir durumda, -yapılan harcamaların Üniversite ödenekleri ile ilgili kural ve yönetmelikler dâhilinde geri ödenebilir olması ve öğrenci kulübünün gereken belgeleri (faaliyet veya etkinlik ile ilgili belgeler, ödeme makbuzları gibi) Üniversite Mali İşler Dairesi’ne sunması koşuluyla- Üniversite geri ödemeyi doğrudan öğrenci kulübüne yapabilir. Bir öğrenci kulübü yararına Üniversite ödeneği ile satın alınan mal ve eşyalar, öğrenci kulübünün değil, Üniversite’nin malı olarak kalır. Üniversite’nin, öğrenci kulübünün faaliyet ve etkinliklerinin tümü veya bir kısmına mali destek vermeyi uygun  bulmasıyla ilişkili diğer konular için Kayıtlı Öğrenci Kulübü Faaliyet ve Etkinliklerine Mali Destek Sağlanması için Minimum Gereklilikler bölümündeki açıklamalara başvurulmalıdır; bu bölüm, bir Üniversite çalışanı tarafından ‘doğrudan denetim’, kayıtlı öğrenci kulübü adına bağış kabulü, Üniversite’nin kısmen veya tamamen mali destek sağladığı bir aktiviteden/etkinlikten elde edilen gelirler gibi konuları içermektedir.
• Üniversite tarafından kısmen veya tamamen mali destek sağlanmayan kayıtlı öğrenci kulübü faaliyet ve etkinlikleri ile ilgili harcamalar, kulübün Üniversite Hesabı’ndan yapılmalıdır. Öğrenci kulüpleri, Üniversite hesaplarını harcamalarını yapmak ve gelirlerini yatırmak için kullanırlar.